Informativa Privacy per gli Ospiti

Chi siamo e perché ricevi questa informativa

Hai ricevuto un messaggio tramite WhatsApp dall'assistente digitale di una struttura ricettiva. Questa informativa ti spiega in modo chiaro come vengono trattati i tuoi dati personali durante il soggiorno.

Chi tratta i miei dati?

Il titolare del trattamento— cioè chi decide come e perché usare i tuoi dati — è l'host(il gestore della struttura ricettiva in cui soggiorni). Il suo nome e i suoi recapiti ti sono comunicati al momento della prenotazione o all'arrivo.

Il responsabile del trattamento è DFM Digital Solutions S.r.l.s., la società che gestisce la piattaforma Verto per conto dell'host:

DFM Digital Solutions S.r.l.s.
Via Nicolò Biondo 256, 41126 Modena (MO), Italia
P.IVA IT04233950361
Email privacy: privacy@vertoai.it
PEC: dfm.digitalsolutions@pec.it

Per qualsiasi domanda sui tuoi dati puoi scrivere a privacy@vertoai.it — riceverai risposta entro 30 giorni.

Parli con un assistente digitale (AI)

L'assistente che risponde ai tuoi messaggi WhatsApp è un sistema di intelligenza artificiale (AI), non una persona. Viene gestito dall'host tramite la piattaforma Verto di DFM Digital Solutions S.r.l.s.

Cose importanti da sapere:

• L'AI non prende mai decisioni vincolanti da solo. Ogni acquisto richiede la tua conferma esplicita prima che venga generato un link di pagamento.
• Non ci sono decisioni interamente automatizzate con effetti giuridici o significativi sulla tua persona (art. 22 GDPR).
• L'assistente può proporti servizi aggiuntivi (es. late check-out, esperienze, prodotti). Puoi rifiutare o opportiin qualsiasi momento scrivendo "no grazie" o contattando privacy@vertoai.it.
• Se chiedi direttamente se stai parlando con un bot, l'assistente risponderà onestamente.

Quali dati raccogliamo?

Non raccogliamocodice fiscale o residenza completa, salvo che l'host li richieda espressamente per il contratto di soggiorno (in quel caso te ne viene data comunicazione separata con il relativo tempo di conservazione).

Le foto del tuo documento vengono usate per estrarre i dati; una copia viene conservata cifrata(AES-256) e accessibile solo alla struttura, per consentirle di verificare l'esattezza dei dati trasmessi alla Questura di cui risponde per legge (art. 109 TULPS). La copia viene eliminata automaticamente subito dopo l'invio della registrazione in Questura; se la registrazione non avviene tramite la piattaforma, entro 3 giorni dall'arrivo; in ogni caso entro 30 giorni. Viene eliminata subito anche se eserciti il diritto di cancellazione. La foto non compare mai nella chat e non è leggibile senza le chiavi di cifratura del sistema.

Perché trattiamo i tuoi dati? (finalità e basi giuridiche)

1. Assistenza durante il soggiorno

Cosa facciamo: rispondere alle tue domande sulla struttura, gestire richieste di servizi, comunicare informazioni utili.

Base giuridica:esecuzione del contratto di soggiorno (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse dell'host a fornire un servizio di qualità (art. 6.1.f GDPR).

2. Check-in e comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza

Cosa facciamo:raccogliere e trasmettere alla Questura competente i dati anagrafici e del documento di ogni ospite e accompagnatore, compresi i minori, tramite il sistema Alloggiati Web del Ministero dell'Interno.

Base giuridica:obbligo legale in capo all'host ai sensi dell'art. 109 del TULPS(Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) e del D.M. 7 gennaio 2013 (art. 6.1.c GDPR). I dati dei minori vengono trattati esclusivamente per questo obbligo di legge e non vengono usati per nessun'altra finalità.

3. Acquisti di servizi tramite l'assistente

Cosa facciamo: processare il pagamento di servizi aggiuntivi (es. late check-out, esperienze, prodotti) tramite Stripe.

Base giuridica: esecuzione del contratto di acquisto (art. 6.1.b GDPR).

4. Tassa di soggiorno

Cosa facciamo:calcolare e gestire la tassa di soggiorno dovuta al Comune, su incarico dell'host.

Base giuridica:obbligo legale in capo all'host (art. 4 D.L. 50/2017; art. 6.1.c GDPR). DFM fornisce solo lo strumento tecnico; il versamento al Comune è esclusiva responsabilità dell'host.

5. Proposte personalizzate (AI)

Cosa facciamo:l'assistente AI può proporti servizi sulla base delle tue richieste e del contesto del soggiorno.

Base giuridica:legittimo interesse dell'host (art. 6.1.f GDPR). Puoi opportiin qualsiasi momento scrivendo all'assistente o a privacy@vertoai.it — le tue proposte si interromperanno.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati?

A chi vanno i tuoi dati?

I tuoi dati possono essere comunicati o accessibili a:

1. Questura/Prefettura competente— per obbligo di legge (art. 109 TULPS), tramite il portale Alloggiati Web del Ministero dell'Interno.
2. Fornitori tecnici (sub-responsabili)— aziende che DFM utilizza per erogare il servizio (es. infrastruttura cloud, AI, messaggistica, pagamenti). Per l'elenco completo consulta l'Elenco dei Sub-responsabili.
3. Stripe Inc. — per la gestione dei pagamenti (solo dati necessari alla transazione).

I tuoi dati non vengono vendutiné ceduti a terzi per finalità di marketing non richiesto.

Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori tecnici (come Meta, OpenAI, Twilio, Stripe) hanno sede o elaborano dati negli Stati Uniti. Questi trasferimenti avvengono nel rispetto del Regolamento GDPR, sulla base di:

• EU-US Data Privacy Framework (per i fornitori certificati), oppure
• Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea.

I miei diritti

In qualità di interessato hai il diritto di:

Come esercitare i tuoi diritti: scrivi a privacy@vertoai.it. Risponderemo entro 30 giornidalla ricezione. La risposta è gratuita.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR, hai il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali:

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia 11, 00187 Roma
www.garanteprivacy.it
urp@gpdp.it

Aggiornamenti a questa informativa

Questa informativa può essere aggiornata. La versione vigente è sempre disponibile su vertoai.it/privacy-ospiti. In caso di modifiche sostanziali, ti informeremo tramite l'assistente WhatsApp.

Informativa redatta ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dell'art. 50 dell'AI Act (Reg. UE 2024/1689).