La comunicazione dei flussi turistici alla regione discende dal Regolamento UE n. 692/2011 sulle statistiche europee del turismo e dal D.lgs. 322/1989 sul Sistema Statistico Nazionale. Ogni struttura ricettiva — hotel, B&B, casa vacanze, agriturismo, locazione turistica anche non imprenditoriale — deve comunicare periodicamente arrivi (ospiti registrati), presenze (notti generate) e provenienza degli ospiti all'osservatorio turistico della propria regione, che li aggrega e li trasmette a ISTAT per la rilevazione "Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi".

Tre chiarimenti che eliminano l'80% della confusione:

• Non è Alloggiati Web. Il portale della Questura serve alla pubblica sicurezza e raccoglie le generalità complete di ogni ospite. Il portale regionale serve alla statistica e raccoglie dati aggregati. Sono due invii separati; non esiste un "alloggiati web regionale" che li unifichi, anche se alcuni portali (Sicilia, Molise) generano il file da caricare poi in Questura.
• Ross1000 è lo standard de facto, non il nome universale. Ross1000 è il software adottato ormai dalla maggioranza delle regioni, ma ogni regione lo ribattezza o lo integra nel proprio sistema. In Puglia il contenitore si chiama DMS, in Sicilia il sistema è Turist@t, in Umbria Turismatica.
• L'obbligo vale anche per una sola stanza. La rilevazione copre tutte le strutture, incluse le locazioni brevi gestite da privati. E in quasi tutte le regioni va comunicato anche il movimento nullo: zero ospiti nel mese è comunque un dato da trasmettere.

Il contenuto della comunicazione è simile ovunque, perché a monte c'è lo stesso modello ISTAT (il C/59):

• arrivi: quanti ospiti hanno fatto check-in nel periodo;
• presenze: quante notti totali hanno generato;
• provenienza: nazionalità o regione italiana di residenza, in forma aggregata;
• capacità e aperture: camere/letti disponibili e periodi di apertura o chiusura della struttura;
• movimento nullo: la dichiarazione esplicita di zero ospiti, dovuta anche nei mesi vuoti.

Non si trasmettono generalità dei singoli ospiti: quelle vanno solo in Questura. La frequenza invece varia: le regioni a inserimento giornaliero (Sicilia, Calabria, Friuli Venezia Giulia, Emilia-Romagna e Umbria per il caricamento) chiedono il dato entro pochi giorni dal check-in; quelle mensili fissano il termine tipico al 5 o al 10 del mese successivo (Lombardia il 5, Puglia il 10).

Sul piano pratico, tre modalità di invio:

1. Inserimento manuale sul portale regionale, con credenziali o SPID. Gratuito, sostenibile per una singola unità.
2. Export dal PMS: quasi tutti i portali accettano upload di file (spesso XML) generati dal gestionale.
3. Invio via API dal gestionale o da servizi di check-in: molte regioni rilasciano credenziali macchina ai software abilitati. Per chi gestisce più unità o più regioni è la strada che azzera gli errori di trascrizione.

Tre livelli per ogni ospite sembrano ingestibili. Non lo sono, a patto di organizzarli una volta sola:

1. Censisci i tuoi obblighi per regione. Una riga per unità: portale regionale (dalla tabella sopra), credenziali, frequenza, termine. Se operi in più regioni, i termini non coincidono: il 5 in Lombardia, il 10 in Puglia.
2. Registrati subito, non al primo ospite. L'iscrizione al portale regionale richiede spesso passaggi preliminari (CIR in Sicilia, pratiche comunali in Puglia per il DMS) che durano giorni.
3. Fai generare i dati al gestionale. Arrivi, presenze e provenienze esistono già nel tuo PMS: l'inserimento manuale è una ridigitazione che introduce errori. Attiva export o invio API verso il portale della tua regione.
4. Metti in calendario il movimento nullo. I mesi vuoti sono quelli in cui è più facile dimenticare la comunicazione — che resta dovuta.
5. Comprimi il tempo dove è comprimibile. Questura, regione e Comune sono obblighi di legge: puoi solo renderli più efficienti, non eliminarli. La voce di tempo che invece si può davvero abbattere è la comunicazione con gli ospiti: istruzioni di check-in, richiesta documenti per le schedine, domande su parcheggio e Wi-Fi, spiegazione della tassa di soggiorno. È qui che un concierge AI come Verto cambia i conti: risponde su WhatsApp 24/7 in più di 25 lingue, capisce testo, foto e vocali, e gestisce in autonomia l'85% delle conversazioni (misurato su oltre 12.000). I documenti e i dati che ti servono per i tre adempimenti arrivano così senza rincorrere nessuno.
6. Un audit l'anno. Ogni gennaio: portali cambiati? (Il Lazio nel 2025, la Toscana e il Molise nel 2026 insegnano.) Termini variati? Nuove unità da censire? Trenta minuti che evitano dodici mesi di omissioni.

Per chi gestisce più unità, la gestione degli affitti brevi va trattata come un processo unico: PMS come fonte dei dati, adempimenti a valle, comunicazione ospiti automatizzata. Verto si integra via API con Smoobu, Lodgify, Beds24, Hospitable, Hostaway, Guesty, OwnerRez e SmartPMS, quindi le informazioni di prenotazione restano allineate senza doppi inserimenti; il setup richiede circa 30 minuti e si parte da €24,90 per appartamento al mese, senza vincoli.